Avez-vous besoin de secrétaires pour votre entreprise en pleine évolution ? La secrétaire, en plus de fournir une aide administrative de routine, joue un rôle important dans l’administration d’une entreprise. Vous pouvez trouver ci-dessous quelques conseils pour vous aider à trouver de bonnes secrétaires indépendante et à embaucher la meilleure personne pour votre entreprise.
Présentation du métier de secrétaire
Une secrétaire ou une assistante indépendante qui, comme son nom l’indique, travaille en freelance ou indépendante, est un auto entrepreneur. Elle effectue des prestations de services administratifs pour des entreprises qui souhaitent déléguer leur gestion administrative, le plus souvent sous le couvert d’un micro-entrepreneur (ex-auto-entrepreneur).
La secrétaire est une personne qui travaille pour une entreprise, mais qui n’est pas directement rémunérée par elle. Elle est connectée à son compte et a un certain nombre de clients dans les petites entreprises. Elle présente de nombreux intérêts, notamment la flexibilité des horaires, la rémunération libre et la reconnaissance des compétences. Si vous vous posez la question sur comment trouver un freelance expérimenté, cet article peut certainement vous faire découvrir la réponse.
Quelles sont les missions d’une secrétaire indépendante ?
Une secrétaire indépendante effectue des missions liées à la gestion administrative d’une entreprise traditionnelle. Elle propose à la TPE les mêmes tâches administratives qu’une secrétaire salariée pourrait effectuer, mais qui sont impossibles à réaliser en raison d’un faible volume de travail ou d’un coût élevé. Ses missions consistent en des tâches administratives simples telles que l’ouverture du courrier, le classement des documents, le télésecrétariat, les perquisitions et les saisies.
Ses missions consistent également en des tâches administratives plus complexes comme la gestion des achats, le traitement des factures, le recouvrement des créances, la comptabilité et la gestion des ressources humaines. Elle peut aussi se charger de répondre à d’autres besoins exprimés par le chef d’entreprise, assumant ainsi le rôle d’une véritable assistante multitâche.
Quel est l’utilité de ses compétences ?
Le fait de travailler avec une secrétaire indépendante peut être extrêmement utile dans la gestion d’une entreprise. Il y a de nombreuses raisons à cela. Premièrement, par rapport à l’embauche d’un salarié ou d’un intérimaire, cette option permet de réaliser de grandes économies. Plus précisément, l’employeur est exonéré des charges salariales, des congés payés et des frais de formation.
La société qui engage un télésecrétaire bénéficie d’un investissement matériel. Il peut s’agir de mobilier de bureau, d’une imprimante, d’un ordinateur ou d’une ligne téléphonique, par exemple. Par conséquent, la structure a moins de frais de fonctionnement à couvrir. De plus, le prestataire externe peut travailler en cas d’urgence, en fin de journée ou même le week-end. Cependant, il est nécessaire d’obtenir préalablement son consentement. À part ces différents atouts, il y a aussi les suivants :
- La réduction des coûts et du temps gagné grâce aux contraintes de gestion administrative à embaucher
- Les charges salariales sont réduites dans le cas des entreprises dont le volume de travail horaire est faible.
Quels sont les critères pour la choisir ?
L’étape pour bien choisir la secrétaire indépendante qui répond le mieux aux besoins de l’entreprise ou de l’organisme qui sollicite ses services est de vérifier la présence d’un certain nombre de compétences.
Diplômes et expérience
Le métier de secrétaire indépendant ou de télésecrétaire n’étant pas réglementé et ne nécessitant pas de certification, il est nécessaire pour le client de vérifier les compétences de son prestataire. La majorité des secrétaires indépendantes ne veulent pas partager leur CV car elles s’inquiètent de leur statut professionnel. Rien ne les empêche cependant de demander leurs références concernant l’expérience et les diplômes.
Les divers échanges que vous pouvez avoir au cours du premier contact, ses outils de communication et son site web vous donneront des indications sur sa capacité à s’exprimer (oralement et par écrit), et sur son mode de travail.
En plus des compétences, qui peuvent être validées par l’expérience ou les diplômes, de nombreuses collaborations nécessitent une bonne adéquation de la personnalité entre le donneur d’ordre et le prestataire. Par conséquent, la personnalité de votre assistante indépendante doit aussi être prise en compte.
La disponibilité
La majorité des télésecrétaires indépendants travaillent aux heures de bureau, ce qui leur permet de mieux concilier leur vie professionnelle et personnelle, même s’ils travaillent à domicile. Toutefois, il existe des secrétaires plus disponibles que d’autres pour les travaux urgents, et elles sont prêtes à travailler 7 jours sur 7 en bénéficiant d’une forte économie sur leurs tarifs. Cela pourrait aussi être bénéfique aux secrétaires indépendantes qui travaillent dans des services d’outre-mer.
La proximité
Si vous voulez rencontrer votre télésecrétaire, renseignez-vous sur sa localisation afin de faciliter ces rencontres.
Travail collaboratif
Il existe des télésecrétaires expertes en outils collaboratifs qui peuvent vous aider à simplifier considérablement votre organisation.
Le réseau
Plusieurs secrétaires indépendantes travaillent en réseau ou dans un système binomial.
C’est spécialement le cas de celles qui garantissent la disponibilité téléphonique, un service qui nécessite un temps consacré important.
Grâce à ce travail en binôme ou en réseau, elles peuvent être remplacées en cas d’urgence familiale, de problèmes de santé ou de congés. Il s’agit d’un avantage imbattable pour le client, qui est pratiquement assuré d’un flux de travail régulier.
Une démarche éco-responsable
Plusieurs secrétaires indépendants, dont des secrétaires des télécommunications, ont adhéré à une initiative écologiquement responsable. Elles s’engagent, par exemple, pour que leurs déplacements ou impressions soient réduits au strict nécessaire.
En ce qui concerne les tarifs
La plupart des assistantes personnelles proposent aux étudiants et aux demandeurs d’emploi des tarifs privilégiés. Si vous êtes un particulier, il est également judicieux de savoir si votre assistant a mis en place un accord de service de personne afin que vous puissiez bénéficier d’avantages fiscaux.
Par ailleurs, le choix d’une secrétaire indépendante dont les services sont exonérés de TVA est un bénéfice tant pour les particuliers que pour les professionnels de la santé. Cependant, il est important de se rappeler que lorsque votre entreprise se développera, votre statut fiscal changera, et vos services redeviendront soumis à la TVA.
Quelques pistes pour trouver votre future télésecrétaire
Voici quelques pistes pour que vous puisse trouver votre future télésecrétaire :
Références : demandez conseil autour de vous
Cette méthode est sûrement la plus efficace pour trouver une bonne assistante personnelle. Et après tout, la meilleure chose à faire est de demander l’avis d’un client satisfait. Vous pouvez aussi parlez avec d’autres chefs d’entreprise. Certaines des tâches les plus importantes à accomplir sont le résultat de la recommandation d’un autre client. Les secrétaires indépendants ont la capacité d’intervenir dans n’importe quelle organisation. Ainsi, il ne faut pas hésiter à parler à vos fournisseurs.
Réseaux sociaux
Si vous utilisez des sites de réseaux sociaux comme Facebook, Twitter ou le site plus professionnel LinkedIn, vous devez absolument les utiliser pour publier votre offre d’emploi :
- Sur votre mur : qui sait, peut-être que certains de vos contacts ont déjà contacté un secrétaire indépendant à votre insu
- Sur les groupes en relation avec votre activité : trouver une secrétaire indépendante qui connaît bien le secteur et peut s’adapter rapidement
- Sur les groupes de secrétaires indépendants : vous obtiendrez beaucoup de réponses si vous faites bien les choses. Cependant, si vous avez un besoin spécifique, vous pouvez plus facilement être orienté vers la bonne direction car les télésecrétaires, comme les concurrents, travaillent ensemble sur la base du principe du volontariat.
Les avantages de travailler avec une secrétaire indépendante
Le principal avantage de faire appel à une secrétaire indépendante est la rapidité avec laquelle les tâches sont accomplies. Avant de se lancer dans une carrière de freelance, elle a travaillé dans le domaine du secrétariat pendant plusieurs années. Elle maîtrise donc parfaitement ses responsabilités et est capable de les assumer dans les délais prévus. Elle est également capable de gérer les tâches comptables courantes. Ainsi, vous pouvez à tout moment transférer vos appels vers votre secrétaire indépendante.
Elle sera en mesure d’organiser votre emploi du temps et de programmer vos réunions et vos rendez-vous avec les clients. Votre assistante virtuelle peut également rédiger des documents officiels conformément à la réglementation. Vous pouvez également embaucher une assistante indépendante pour préparer un rapport de réunion ou la retranscription d’un enregistrement audio. Il faut savoir que vous pouvez également engager une secrétaire professionnelle :
- Fiscale
- Médicale
- Juridique
- Commerciale
- Comptabilité.
Mon avis
Il faut bien évaluer ses capacités et ses expériences. Ensuite, il est nécessaire de se renseigner sur ses conditions de travail. Dans ce cas, une secrétaire indépendante peut opérer depuis son domicile ou dans un espace de coworking. Travailler avec une secrétaire polyvalente est donc plus avantageux.
Enfin, le mode de facturation du secrétaire est essentiel : tarification à l’heure, au forfait ou à l’unité. Afin de pouvoir bien gérer son budget, il est conseillé d’acquérir un devis personnalisé. Celui-ci sera établi en fonction des missions confiées. Dans tous les cas, choisissez parmi un certain nombre de secrétaires. Ne pas hésiter à faire des tests d’évaluation et des entretiens.
En bref
Dans le monde professionnel, la secrétaire est un personnage primordial. Sans elle, une entreprise ne peut fonctionner correctement. Ces compétences professionnelles sont extrêmement précieuses pour les chefs d’entreprise et leurs cadres supérieurs. Votre premier point de contact avec votre future secrétaire doit être la bonne personne.
Vous pouvez lire aussi :